- Transport on Line -

К.А. Аблязов, В.А. Частикова, Л.И. Алимова

Международная деловая и торговая деятельность порождает громадное количество
документов в торговле и транспортной цепи. Документальные издержки составляют
в среднем 7% от любой перевозки. Ошибки в документах дорого обходятся.
Из-за ошибки может быть задержка товара, который содержится на складах
под контролем таможни и за хранение которого необходима плата; отрицательным
следствием может явиться потеря доверия клиента.

Международная торговля включает в себя серию контрактов и документов
по оформлению услуг, которые нужны не только продавцам и покупателям, но
и промежуточным службам: экспедиторам, перевозчикам, страхователям, таможне,
банкам и властям двух стран. Недостатком международной торговой сделки
является большой объем документов, которые сопровождают партию товаров.
Каждая партия товаров требует до 12 коносаментов.

Даже при использовании компьютерных систем 50% выходных данных переводится
с одной компьютерной системы на другую вручную. Методы обработки торговых
документов будут коренным образом меняться в течение нескольких лет, так
как большая часть используемых документов в международном транспорте затрагивает
многих участников. Консультанты Сoopers & Lybrand (C&L ) провели
опрос в торговых кругах Гонконга о потребности в EDI (Electronic Data Interchange
- электронный обмен данными). Свое мнение высказали около 7500 местных
компаний, занятых в производстве товаров, а также импортирующие, экспортирующие
и экспедиторские агентства. Анализ показал, что стоимость услуг по EDI
не является основной в вопросе его внедрения. Большинство респондентов
отмечали недостатки существующих систем обработки документов. Около 60%
опрошенных сетовали, что задержки в получении документов приводят к медленному
сбору долгов (3,5%), превышению материалов, хранящихся на складах (18%),
потере бизнеса (17%). Другим недостатком является продолжительность обработки
документов. Например, в торговых предприятиях, насчитывающих в среднем
9 человек персонала, 4 работника тратят в среднем 63% своего рабочего времени
на обработку документов. Это составляет 28% общего рабочего времени персонала.

Потребность в стандартизированных электронных коммуникациях между партнерами
в бизнесе и торговле уже назрела.

В течение последних лет методы обработки текущей документации коренным
образом изменились с применением системы EDI, которая в настоящее время
используется многими компаниями на Западе и широко распространяется по
всему миру. Рассмотрим следующий сценарий: компьютер поставщика посылает
инвойс в компьютер клиента. Компьютер клиента проверяет информационные
поля на полях инвойса на правильность заполнения данных и, допустим, находит
ошибки. Он посылает инвойс обратно к компьютеру поставщика с информацией
о допущенных ошибках. Компьютер поставщика проверяет эту информацию, корректирует
ошибки и электронным способом пересылает инвойс в компьютер клиента, который
принимает инвойс и передает его в компьютер, выдающий платежное поручение.
Этот компьютер проверяет инвойс и затем выпускает инструкцию для банка,
который передает электронным путем платежное поручение в компьютер поставщика.
Все трансакции, о которых говорилось выше, занимают всего несколько минут.
Человек не видит инвойса, не вводит данные с него в компьютер и вообще
не вмешивается в обработку этого инвойса. Все это делается электронным
путем. В этой технологии обработки документов используется EDI. Таким образом,
EDI позволит нарядам, инвойсам и другим деловым и торговым документам обмениваться
непосредственно между различными компьютерами в организациях.

Во всем мире признано, что развитие компьютеров и телекоммуникационной
технологии предоставляет возможность огромной экономии в обмене деловыми
и торговыми документами. При использовании EDI в трансакциях информация,
необходимая для этого, вводится только один раз в компьютерную систему
и затем будет передаваться всем системам других клиентов, вовлеченных в
эту трансакцию, позволяя системам клиента добавлять информацию, создавать
файлы и далее распространять сообщение другим участникам соответственно
их различным ролям и целям в трансакции. Любая бумажная технология обработки
информации может обрабатываться с использованием EDI. Чем дальше партнеры
разделены географически, тем эффективнее использование EDI.

Применение системы EDI дает ее пользователям экономическую выгоду, а
именно:

1) стоимость коммуникаций намного уменьшается, по сравнению с традиционными
системами обмена документами. Исследования показывают, что производство
одного инвойса стоит 20 долларов США, в то время как деловые письма-поручения
на коммуникационные услуги и товары, инструкции по операциям логистики
между подразделениями компании или между отдельными компаниями стоят 60-90
долларов. Стоимость производства и посылки таких документов уменьшается
по меньшей мере на 25% при использовании EDI;

2) обеспечивается последовательный и более точный поток информации благодаря
стандартам, основанным на природе электронных сообщений, и более надежной
и безопасной телекоммуникации. Более того, ошибки, которые присущи работе
клерков при переписывании данных с бумаги на бумагу, исключаются. Некоторые
ошибки могут выявляться компьютерами, тем самым уменьшается процент ошибок,
допущенных при ручной передаче информации.

Исследования, произведенные в торговых организациях (рассматривались
бумажные документы двух больших компаний) показали, что от 30 до 50% документов
(в зависимости от длины и количества цифровой информации) были отбракованы
из-за ошибок при передаче информации или при ее отправке. Исправление ошибок
удлиняет торговый цикл на 2-7 дней. Одной из причин задержек было то, что
5% окончательных платежей было фактически неправильно оформлено, а в 35%
случаев полученная информация пришла слишком поздно для того чтобы местные
компании могли изучить авизо и полученные инструкции. Следовательно, компании
несли не только издержки, но их операции были неэффективны;

3) время пересылки и получения документов электронным путем значительно
сокращается. Например, при использовании EDI тридцать страниц документов,
отражающих расположение контейнеров на судне и их загрузку/ разгрузку,
могут быть автоматически сгенерированы и посланы по всему миру и модифицированны
принимаемыми системами в компаниях в течение 3-5 мин;

4) быстрый обмен данными позволяет:

— полнее использовать операционные ресурсы, например, использование
EDI в автомобильной промышленности экономит от 250 до 500 долларов США
на каждую выпущенную машину;

— лучше контролировать и планировать операции в целях увеличения уровня
сервиса, предоставляемого клиентам;

— точнее управлять денежным потоком;

— уменьшить складские запасы сырья и материалов;

— сблизить торговых партнеров, несмотря на большие расстояния между
ними и улучшить их взаимодействие;

5) осуществлять тесный и быстрый контакт с клиентами;

6) использовать данные в компьютерных системах клиентов, например, в
бухгалтерии, на складах и на производстве с вытекающей отсюда экономической
эффективностью;

7) улучшить взаимопонимание между партнерами из-за использования международных
стандартов, элементов данных и кодов;

8) обеспечить высокое качество статистики в национальной и международной
торговле и транспорте;

9) уменьшить доверие к непредсказуемой почтовой доставке;

10) снизить операционные издержки благодаря уменьшению числа работников
(быстрота ввода данных, обработки бумажных документов и т.д.).

Таким образом, понимание того, что EDI- технология автоматизирует широкий
круг соответствующих операций, является ключом для успешной реализации
EDI. Международное сообщество стремится к использованию EDI и к отказу
от процедур, основанных на бумажной технологии. Следовательно, российские
организации, компании, фирмы и предприниматели должны форсировать внедрение
электронного обмена данными.